Mario Rizo y Beatriz Guerra

El tiempo es el recurso no renovable más valioso que tenemos. También debe ser administrado y aprovechado eficientemente. Hay tiempo para todo, pero hay que detectar la membrana que separa el momento de cada actividad.

Este recurso debe saberse administrar en el mundo de los negocios. El camino para el logro y medición de objetivos y metas involucra tiempos definidos para el desarrollo de estrategias establecidas para estos fines. Las juntas requieren de este valioso recurso y habrán de servir para la retroalimentación y dar seguimiento apegado al plan definido.

El abuso de este recurso termina por convertise en un desperdicio. Se llega a cometer el error de convocar innecesariamente a juntas constantes, largas y con poco rendimiento si consideramos al tiempo como pista de aterrizaje para las ideas generadas. Mucha información permanece flotando sin rumbo y termina por caer en el olvido. Este mal es conocido como "juntitis". Desperdiciar tiempo valioso, que se va y no vuelve.

¿Otra juntita?

Es conveniente realizar periodicamente reuniones que respondan a las necesidades de atención correspondientes a las circunstancias de las responsabilidades de cada nivel. Por ejemplo, juntas periódicas del consejo, habituales reuniones de equipos de trabajo, citas con los clientes o proveedores, etcétera.

Antes de convocar a otra reunión, es importante definir concretamente los objetivos en la planeación de la junta. Es crucial, para el óptimo aprovechamiento del recurso del tiempo, tomar en cuenta las siguientes cuestiones antes de mandar ese correo pidiendo la presencia de todo el equipo en la sala de juntas:

-¿Cuál es la razón por la que se convoca a una junta?

-¿En donde se llevará a cabo la reunión?

-¿Quiénes deberán participar en la reunión?

-¿Qué puntos se desarrollarán en la junta?

-¿Qué se pretende obtener una vez concluida la junta?

Una vez resueltas estas preguntas, te hacemos cinco recomendaciones para lograr que tus reuniones de trabajo se desenvuelvan en un ambiente práctico y sencillo, optimizando el tiempo y el rendimiento las de ideas.

1. Características del lugar de la reunión.

Antes de elegir un lugar para comenzar la reunión, habrá que medir con atención las circunstancias en las que se desarrollarán las juntas. Toma en cuenta el espacio disponible para la reunión, el número de participantes y el grado de formalidad; es importante considerar un cambio del entorno para estos eventos, siempre y cuando se hayan considerado las siguientes características.

El lugar debe estar debidamente equipado: asientos, mesa(s), instalaciones eléctricas, ventilación y equipos audiovisuales (proyector, pantalla para videoconferencia, teléfono, pintarrón, pizarrón, marcadores, apuntador y en caso de requerirse micrófono).

-Se recomienda que la sala se encuentre apartada del ruido y cualquier tipo de distractor.

-Iluminación adecuada del lugar.

-Según el tipo de reunión y la duración del evento, siempre se recomienda la existencia de agua, refrescos, café, galletas, etc. para los participantes. Estos detalles hacen que el momento se desenvuelva de manera más confortable.

2. Planificar el propósito de la reunión.

Para no pasar por el mismo punto o repetir juntas, deben aclararse los propósitos y objetivos a los participantes. Es necesario, para efectos de eficiencia en las reuniones, definir concretamente los objetivos y, en caso de ser necesario, establecer el reglamento para el desarrollo del evento.

-Determinar el número de participantes considerando exclusivamente a los que deban asistir y participar en la junta. El desarrollo de la junta debe ser acorde conforme a los participantes involucrados en el evento, es decir, evitar considerar y profundizar ciertos temas en los que algunos asistentes no se encuentren del todo inmiscuidos y por lo tanto el tiempo de la reunión sea afectado innecesariamente.

-Preparar la agenda (orden del día) conforme al propósito y objetivos de la junta, así como el tiempo estimado para profundizar en cada punto.

Asignar a una persona como secretario(a), para efectos de realizar las siguientes funciones:

-Distribuir la orden del día -minuta- con anticipación para que los participantes cuenten con tiempo suficiente para preparar y exponer temas, ideas y sugerencias que contribuyan al contenido de la reunió

-Pasar lista de asistencia antes de iniciar la junta.

-Elaborar una minuta de la reunión, describiendo las acciones acordadas, incluyendo los responsables, tiempo de ejecución y forma de medición.

-Monitorear que cada punto de la orden del día sea desarrollado conforme al tiempo estimado.

-Posterior a la reunión se sugiere el envío de la minuta a todos los asistentes de la reunión.

-Dar seguimiento de manera periódica al respecto, con el objeto de monitorear el cumplimiento de los acuerdos en tiempo y forma.

-Para que la junta sea realmente efectiva se requiere que todos los asistentes se encuentren debidamente preparados antes del evento y con conocimiento de cada punto que se desarrollará en la agenda.

-Considerar en la agenda exclusivamente los puntos necesarios a profundizar para evitar que la junta se prolongue más de lo debido. Si existiesen varios temas a desarrollar es importante dividir la junta en dos o más partes.

-Si la junta sobrepasa un tiempo aproximado de dos o más horas se recomienda incluir un tiempo de descanso en la agenda.

3. Saber dirigir la reunión.

Quien dirija la reunión, debe considerar algunos aspectos para realizar exitosamente una junta de trabajo:

-Iniciar puntualmente la reunión, por lo que no se deben tolerar llegadas tarde ni interrupciones.

-Debe existir un líder y un secretario.

-Solicitar a los participantes silenciar los teléfonos móviles para evitar algún tipo de distractor, así como el no atender llamadas durante el evento y el estar entrando o saliendo del lugar.

-La reunión debe llevarse a cabo conforme al contenido de los temas de la orden del día y el tiempo asignado para cada punto a tratar.

-Impedir interrupciones constantes durante el desarrollo de cada punto de la agenda.

-Evitar adherir temas que no están contemplados en la orden del día.

-Tomar decisiones claras y concisas.

-Emplear y usar correctamente elementos audiovisuales.

-Solicitar regularmente los comentarios de aquellos que no han expresado sus ideas.

4. Evitar ciertas acciones para quien dirige la reunión.

También hay aspectos que el director de la junta debe cuidar para no cometer errores que terminen en juntas viciadas y poco productivas.

-Distorsionar los comentarios de un participante.

-Contradecir a alguno de los miembros.

-Ser imperativo ante los integrantes de la reunión.

-Expresarse de manera rápida y poco entendible.

-Evidenciar e incomodar a alguno de los asistentes.

-Tomar partido en las discusiones.

-Divagar y redundar en los temas.

-Ser gracioso.

-Dejar que alguien monopolice el diálogo, incluyéndose usted mismo, no permitiendo la participación del resto de los integrantes del equipo.

-Hablar más de lo necesario al presentar un problema o situación particular.

-Perder el tiempo buscando excusas y culpables en vez de encontrar soluciones.

-Responder preguntas de los participantes de manera individual y no hacerlas extensivas a todo el equipo.

5. Dar seguimiento a los acuerdos estipulados en la reunión.

¡No lo eches en saco roto! La idea de planear juntas es aterrizar las ideas para no planear más juntas. Es importante dar seguimiento al cumplimiento de las acciones acordadas en la junta. A menudo ocurre que no se comprueban las tareas distribuidas de acuerdo a los planes y tiempos establecidos, por lo que las acciones encargadas de hacer funcionar tu estrategia de trabajo no se cumplen por falta de seguimiento.

Una idea para evitar este error, es integrar un secretario que asuma la función de redactar los acuerdos en una minuta y distribuirla entre los participantes para otorgar el debido seguimiento a los puntos definidos en las reuniones. Dicho monitoreo debe ser constante para asegurar que los acuerdos establecidos se lleven a cabo en tiempo y forma por el personal asignado.

Si llegara a ocurrir el caso de alguna dificultad en el complimiento de tareas o acciones acordadas en la reunión previa, es importante que se notifiquen los motivos en la siguiente reunión. Esto es con el fin de aclarar las circunstancias que impidieron cumplir los objetivos acordados y establecer nuevas acciones al respecto.

Este documento busca convertir las reuniones largas e infructíferas en juntas más efectivas y con una duración más consciente del factor y dinámica del tiempo. El desperdicio del tiempo, en estos casos, termina por desgastar la funcionalidad práctica de las juntas convirtiéndolas en tediosos eventos que aportan menos de lo esperado.

La disposición es el detonante para el cambio. Para cada problema que se presente en la realización de juntas, existe una solución viable y definitiva que requiere la colaboración y participación de los involucrados.

Sin embargo, estas indicaciones no serán suficientas para conseguir el éxito en las reuniones. La productividad de las reuniones también consume tiempo, por lo que es importante que quienes participen en ellas sean conscientes de sus aptitudes personales, el trabajo en equipo y la dedicación del grupo que son fundamentales para conseguir efectividad en las juntas. Este proceso de mejora se refleja al paso del tiempo, en la medida que las acciones definidas se concluyen y el progreso de la estrategia se desarrolla en base al cumplimiento medido y programado de tareas concretas.